Отчитываемся за производственные расходы
Помимо заработной платы, различных премиальных выплат, материальной помощи, сотрудникам могут выдаваться (либо перечисляться) денежные средства, но не для распоряжения ими по собственному желанию, а для реализации каких-либо производственных нужд. На самом деле, подобных нужд у каждой организации ежемесячно может возникать большое множество: как запланированных, так и нет. Это и командировки, и тренинги, и различные закупки: канцтоваров, гигиенических средств, продовольственных товаров, и отправка почты, и уборка снега и т.п.
Конечно, при запланированности таких задач, большое количество можно реализовать с помощью безналичного расчета. Но не всё и не всегда: например, почтовые отделения работают только с наличными средствами, банк может отклонить или задержать по непонятным причинам и на неопределенный срок платежку и т.д. Поэтому для того, чтобы весь рабочий процесс шел своим чередом, чтобы какие-то форс-мажорные обстоятельства не могли сорвать важное дело, всегда есть возможность производить различные операции наличным способом. Делается это все довольно просто:
-
Руководителем предприятия определяется круг сотрудников, которым выдаются деньги на различные нужды («суточные» в командировке, для отправки заказной корреспонденции, для покупки кофе-чая и т.п.). Деньги при этом считаются авансовыми, и все расходы должны иметь документальное подтверждение;
-
При выполнении целей, на которые выдавался аванс – необходимо составить отчет, для этого используются бланки авансовых отчетов 2015г. (найти их можно в конструкторе QuickDoc: http://www.quickdoc.ru/buhgalteria/avansovyiy_otchet/);
-
После проверки отчета бухгалтерией и утверждением руководством, производятся расчеты с подотчетным сотрудником: либо ему возмещают перерасход, либо удерживают остатки.
Основные правила авансовой отчетности
Наверное, для опытных бухгалтеров вопрос «Как вести авансовые отчеты?» вызовет лишь улыбку, но никак не затруднения. Но опыт приходит с годами, а вот новичков необходимость составления подобной отчетности может несколько обескуражить. Но на деле здесь ничего нет сложного, отчет заполняется по установленной форме АО-1, следует лишь уяснить такие нюансы:
-
Авансовые средства могут получать лишь штатные сотрудники;
-
Список подотчетных лиц утверждается соответствующим приказом;
-
Существуют сроки сдачи авансового отчета – это 3 дня (либо после командировки, либо после окончанию срока, на который выдавались деньги);
-
Все расходы должны иметь официальное подтверждение (чеки, накладные, акты, квитанции и т.п.);
-
Отчет подлежит проверке в установленный предприятием срок ответственным бухгалтером;
-
Если по итогам отчета у работника остались какие-то деньги, они должны быть возвращены работодателю, если расход был произведен сверх выданной суммы – то сумма перерасхода должна быть возмещена.
